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Gestion traitement des factures : HDS invoice
L’automatisation du processus de traitement des factures peut permettre à une entreprise de réduire significativement le temps passé au traitement et à l’approbation et ainsi d’augmenter sa productivité globale.
HDS Invoice automatise les processus de réception, transmission pour bon à payer , suivi et paiement des factures fournisseurs. De multiples options peuvent être activées en fonction des besoins spécifiques du client. Le système peut être intégré avec HDS Purchasing ou avec un ERP interne, ou bien être utilisé de manière autonome.
Fonctionnement de HDS Invoice
Numérisation
scanne les factures entrantes de manière groupée et les envoie au serveur HDS grâce à une application spécifique.
Indexation
les factures reçues par le système sont indexées, puis envoyées en approbation.
Approbation
les responsables approuvent ou rejettent les factures et une fiche d’approbation est générée.
Paiement
après approbation, un rapport de paiement téléchargeable est généré dans le format prédéfini par le client.
Réduction du temps de saisie comptable
La reconnaissance automatique de caractères permet la préparation des écritures comptables, et économise le temps de saisie manuelle.
Garantie de traçabilité et de conformité
Toutes les étapes du processus d’approbation sont documentées, garantissant ainsi une conformité totale aux réglementations fiscales et une traçabilité pour la comptabilité et les audits.
Réduction du délai d’approbation
L’automatisation du processus permet la gestion en ligne des approbations de factures. Il est possible d’avoir une analyse critique des factures, et de poser des questions directement via le système. Des notifications et états mis à jour régulièrement informent la comptabilité ou d’autres services de l’avancement du processus.
Clôture comptable rapide et fiable
Des provisions peuvent être calculées à chaque étape du processus d’approbation de factures, pour des prévisions financières précises : trésorerie, chiffre d’affaires, etc.
Accélère l’ensemble du processus de traitement des factures
Les processus dématérialisés réduisent les temps d’approbation en transférant automatiquement les tâches et les documents de référence aux services nécessaires. Des relances et escalades automatisées permettent de garantir l’approbation dans le respect des délais.
Fonctionnalités
Extraction automatique des données (OCR)
Les données telles que le nom du fournisseur, numéro de facture, date de la facture, montant, etc. sont lues automatiquement et téléchargées vers le système pour le traitement ultérieur de la facture.
Rapprochement avec les bons de commande
Rapprochez les factures avec leur bon de commande, identifiez les écarts et procédez à leur approbation. Fonctionne de manière autonome ou intégrée avec HDS Purchasing.
Archivage électronique
Archivage de toutes les factures scannées au format PDF ou TIF, avec fonctionnalités de recherche et d’impression des factures.
Liez les commandes aux factures
Rapprochez les ordres d’achats des factures avec l’utilisation combinée de HDS Purchasing.
Processus d’approbation
Processus personnalisé d’approbation des factures, suivant les règles propres au client. Notifications, des nouvelles factures à approuver, envoyées automatiquement à l’approbateur. Possibilités de questions/réponses, d’escalade en cas d’absence du responsable, de consultation de l’état de la facture et d’accès à l’image numérisée. Accès au suivi et à l’historique de communication.